Druga rata po odbiorze produkcyjnym.Second instalment after production acceptance.
Jeśli proces nie działa u Was, nie jest należna.If the process is not running at your company, it is not due.
Plan pilota. Tydzień po tygodniu, z gwarancjami na piśmie.The pilot plan. Week by week, with guarantees in writing.
Cztery tygodnie od pierwszej rozmowy do raportu z liczbami. Najpierw Wasza historia, potem praca na żywo z zatwierdzaniem, dopiero na końcu wąska autonomia. Poniżej wszystko, co ustalamy, czego od Was potrzebujemy i co gwarantujemy.Four weeks from the first call to a report with numbers. Your history first, then live work with approval, narrow autonomy only at the end. Below: everything we agree, what we need from you and what we guarantee.
Do planuTo the plan01
Sześć etapów.Six stages.
- 01
Rozmowa 20 minut20-minute call
Osiem pytań: co przerywa dzień, ile zapytań i po jakim czasie oferta, które dokumenty opóźniają fakturę, skąd status auta, jaki TMS i KSeF, co zatwierdza człowiek, kto jest właścicielem budżetu, trzy najtrudniejsze przypadki z ostatniego miesiąca. Wybór Pilota A lub B. Jeśli nie ma procesu, który się nadaje, mówimy to wprost.Eight questions: what interrupts the day, how many enquiries and how fast the quote, which documents delay the invoice, where the truck status comes from, which TMS and KSeF, what a human approves, who owns the budget, the three hardest cases of the last month. Pilot A or B chosen. If no process fits, we say so.
- 02
Tydzień 1: próbka i mapaWeek 1: sample and map
Sesja z operatorem i osobą od fakturowania. 100–200 wątków z ostatnich 2–4 tygodni: różni klienci, języki, pory dnia. Liczymy typy wiadomości. Czas ręczny mierzymy osobno od czekania na inną firmę. Sprawdzamy API, eksport i funkcje natywne TMS. Spisujemy reguły klienta: co zatwierdza człowiek, kto jest właścicielem wyjątków. Punkt wyjścia na piśmie.A session with an operator and the billing person. 100–200 threads from the last 2–4 weeks: different customers, languages, times of day. We count message types. Manual time is measured separately from waiting on another company. We check the API, exports and native TMS features. We write down the client’s rules: what a human approves, who owns exceptions. Baseline in writing.
- 03
Tydzień 2: replayWeek 2: replay
Odtwarzamy próbkę bez żadnej akcji na żywo. Dla każdego wątku: proponowana akcja, dowód źródłowy obok niej, powód eskalacji. Przegląd z operatorem. Wybieramy jedną kolejkę lub grupę klientów. Kryteria odbioru i próg z raportu na piśmie. Zbiór testowy: zmienione zlecenie, duplikat, brak załącznika, nieczytelny skan, sprzeczne referencje, nieaktualne ETA, obcy język, timeout po zapisie, mail próbujący przeinstruować system.We replay the sample with no live action. For every thread: the proposed action, the source evidence beside it, the escalation reason. Review with the operator. One queue or customer group chosen. Acceptance criteria and the report threshold in writing. Test set: amended order, duplicate, missing attachment, unreadable scan, conflicting references, stale ETA, foreign language, timeout after a write, an e-mail trying to reinstruct the system.
- 04
Tydzień 3: na żywo z zatwierdzaniemWeek 3: live with approval
Każda akcja czeka na zatwierdzenie spedytora. Codzienny przegląd błędnych dopasowań, nieaktualnych odpowiedzi, podwójnych próśb, nieobsłużonych wiadomości. Każda poprawka z powodem trafia do zbioru testowego. Wyjątki w języku operacji, z właścicielem.Every action waits for the forwarder’s approval. Daily review of wrong matches, stale replies, duplicate requests, unhandled messages. Every correction with its reason goes into the test set. Exceptions in operational language, with an owner.
- 05
Tydzień 4: wąska autonomiaWeek 4: narrow autonomy
Autonomia tylko dla dobrze przetestowanych klas akcji, na przykład dopytanie o brakujące pole albo przypomnienie o dokumencie. Reszta nadal z zatwierdzaniem. Mierzymy czas kontroli i nadzoru, nie tylko czas zaoszczędzony.Autonomy only for well-tested classes of action, such as asking for a missing field or reminding about a document. The rest still with approval. We measure review and oversight time, not only time saved.
- 06
Dzień 30: raport i decyzjaDay 30: report and decision
Raport z pięcioma mianownikami: praca kwalifikowana, zakończone autonomicznie, z asystą, czas netto, czas cyklu. Trzy drogi: prowadzenie procesu, przejęcie przez zespół z instrukcją i nagraniem, albo stop ze zwrotem drugiej raty, jeśli próg nie został osiągnięty i nie chcecie poprawek.A report with five denominators: eligible workload, completed autonomously, with assistance, net time, cycle time. Three routes: managed workflow, your team takes over with the runbook and recording, or stop with the second instalment refunded if the threshold was missed and you do not want fixes.
02
Czego potrzebujemy od Was.What we need from you.
- Trzy spotkania po godzinie: start, przegląd replayu, odbiór.Three one-hour meetings: kick-off, replay review, acceptance.
- Dostęp tylko do odczytu do wspólnej skrzynki albo eksport 100–200 wątków.Read-only access to the shared inbox, or an export of 100–200 threads.
- Tabela stawek i reguły dopłat (Pilot A) albo lista wymaganych dokumentów per klient (Pilot B).The rate table and surcharge rules (Pilot A) or the required-document list per customer (Pilot B).
- Dostęp do TMS lub programu księgowego w zakresie jednego procesu, na Waszych kontach.TMS or accounting access limited to one process, on your accounts.
- Jedną osobę, która jest właścicielem procesu i wyjątków po Waszej stronie.One person who owns the process and its exceptions on your side.
- Właściciela budżetu przy odbiorze.The budget owner at acceptance.
03
Kryteria odbioru. Szablon.Acceptance criteria. A template.
| MiaraMeasure | Punkt wyjścia (tydzień 1)Baseline (week 1) | Próg z raportu (dzień 30)Report threshold (day 30) |
|---|---|---|
| Pilot A: czas do ofertyPilot A: time to quote | np. mediana 3,5 he.g. median 3.5 h | np. 60 % zapytań z ofertą w 15 minute.g. 60% of enquiries quoted within 15 minutes |
| Pilot A: oferty poprawione przed wysyłkąPilot A: quotes corrected before sending | —— | np. poniżej 15 %e.g. under 15% |
| Pilot B: czas od rozładunku do kompletuPilot B: unloading to complete set | np. mediana 6 dnie.g. median 6 days | np. 80 % kompletów w 48 he.g. 80% complete within 48 h |
| Pilot B: podwójne prośby o dokumentPilot B: duplicate document requests | —— | np. zeroe.g. zero |
| Oba: czas netto spedytoraBoth: forwarder’s net time | czas ręczny w próbcemanual time in the sample | czas ręczny minus kontrola i poprawki; musi być dodatnimanual minus review and corrections; must be positive |
Próg wpisujemy do umowy. To on uruchamia gwarancję numer 2.The threshold goes into the contract. It triggers guarantee number 2.
04
Sześć gwarancji.Six guarantees.
Próg z raportu albo poprawki bez opłat.Report threshold or fixes at no charge.
Przed pilotem ustalamy jeden próg. Jeśli raport po 30 dniach go nie pokaże: 30 dni poprawek bez opłat albo zwrot drugiej raty.Before the pilot we agree one threshold. If the 30-day report misses it: 30 days of fixes at no charge or the second instalment back.
TMS zostaje, konta Wasze.The TMS stays, the accounts are yours.
Zero migracji. Eksport konfiguracji w każdej chwili.No migration. Configuration export at any time.
Pauza w każdej chwili.Pause at any time.
Właściciel zatrzymuje proces jednym przyciskiem, bez naszego udziału.The owner stops the process with one switch, without us.
Bez umowy na rok.No annual contract.
Prowadzenie procesu: minimum 3 miesiące, potem miesięczne wypowiedzenie.Managed workflow: three months minimum, then one month’s notice.
Alert do nas przed zespołem.Alert to us before your team.
Powtarzający się błąd trafia do Clockoff w chwili wystąpienia.A repeating error reaches Clockoff the moment it occurs.
Czego nie gwarantujemy i mówimy to wprost: autonomii bez zatwierdzania od pierwszego dnia, oszczędności gotówki (mierzymy czas i cykl), obsługi giełd bez sprawdzenia interfejsu, nielimitowanych zmian w prowadzeniu procesu.What we do not guarantee, and say so plainly: autonomy without approval from day one, cash savings (we measure time and cycle), exchange handling without checking the interface, unlimited changes under a managed workflow.
05
Czego nie robimy jako pierwszego procesu.What we refuse as a first process.
- Negocjacji stawek z przewoźnikami i przyjmowania zleceń bez człowieka.Rate negotiation with carriers and accepting orders without a human.
- Decyzji o szkodach, reklamacjach, zmianach trasy i sprawach celnych.Decisions on damage, claims, route changes and customs matters.
- Zadań rzadszych niż trzy razy w miesiącu albo poniżej czterech godzin miesięcznie.Tasks rarer than three times a month or under four hours a month.
- Obsługi giełd bez sprawdzenia interfejsu.Exchange handling without checking the interface.
- Obietnicy, że system zastąpi spedytora od pierwszego dnia.A promise that the system replaces the forwarder from day one.
06
Po pilocie: trzy drogi.After the pilot: three routes.
| DrogaRoute | Co obejmujeWhat it includes | Cena nettoPrice, net |
|---|---|---|
| Prowadzenie procesuManaged workflow | Pasmo wolumenu, monitoring, poprawki, pula zmian, miesięczny przegląd wyniku, drugi proces z danych raportuVolume band, monitoring, corrections, change allowance, monthly outcome review, a second process from the report data | od 2 500 zł / mies., min. 3 miesiące, potem miesięczne wypowiedzeniefrom PLN 2,500 / month, 3 months minimum, then one month’s notice |
| Przejęcie przez zespółYour team takes over | Instrukcja na jednej stronie, nagranie, eksport konfiguracji; opcjonalnie sam monitoringOne-page runbook, recording, configuration export; optionally monitoring only | 0 zł, monitoring 490 zł / mies.PLN 0, monitoring PLN 490 / month |
| StopStop | Zwrot drugiej raty, jeśli próg nie został osiągnięty i nie chcecie poprawekSecond instalment refunded if the threshold was missed and you do not want fixes | —— |
Ceny nettoPrices, netCeny publiczne.
Ceny publiczne.
Zakres na piśmie.Public prices.
Scope in writing.
- 0 złAudyt 60 minut i próbka 100 wątków60-minute audit and a 100-thread sample
- od 4 900 złPilot: 4 tygodnie, replay i praca na żywo z zatwierdzaniem; 2 500 zł dla trzech pierwszych firm transportowychPilot: 4 weeks, replay and live work with approval; PLN 2,500 for the first three transport companies
- 14 900 / 24 900 złSystem „Front desk”: Podstawowy lub PełnyThe “Front desk” system: Basic or Full
- od 2 500 zł / mies.Prowadzenie procesu: pasmo wolumenu, poprawki, miesięczny przegląd wynikuManaged workflow: volume band, corrections, monthly outcome review
- 490 zł / mies.Sam monitoring: alert do nas przed zespołem, reakcja do 48 hMonitoring only: alert to us before your team, response within 48 h
Standard ClockoffThe Clockoff standardW każdym wdrożeniu.
W każdym wdrożeniu.
Bez dopłat.In every implementation.
No extras.
- Stan zadania i właścicielTask state and an owner
- Ponowienia, bez duplikatówRetries, no duplicates
- Timeout to stan nieznanyA timeout is an unknown state
- Wyjątek po ludzkuExceptions in plain operational terms
- Przycisk pauzyA pause switch
- Wasze konta i kluczeYour accounts and keys
- Serwer w UEAn EU server
- Człowiek w pętli 30 dniHuman in the loop for 30 days
- Zbiór testowy z awariiA test set built from failures
Zacznijmy od rozmowy 20 minut.Let’s start with a 20-minute call.
Na bezpłatnej rozmowie wybierzemy zadanie, sprawdzimy dostępne dane i ustalimy, jak ocenić sens wdrożenia. Zakres i koszty poznasz przed decyzją.In a free call we’ll choose a task, check the available data and agree how to assess whether implementation makes sense. You’ll know scope and costs before deciding.